Archiviazione dei documenti in originale


La Marno srl dispone di proprie strutture per l’archiviazione di documenti, tutti dotati dei necessari dispositivi per la sicurezza antincendio, l’antintrusione e la videosorveglianza con registrazione e controllo in remoto e sistemi di allertamento; nella sua sede di Rosignano (Località La Sala) ha anche attrezzato una speciale area a sicurezza aggiuntiva, dotata di dispositivi a saturazione di gas inerte.

In adiacenza degli archivi sono attrezzati appositi uffici per le operazioni di consultazione; gli accessi agli archivi sono strettamente regolamentati e registrati.

Oltre alla documentazione cartacea il servizio di archiviazione, che si avvale di armadi ignifughi, riguarda cassette audio/video, CD/DVD e qualunque altro supporto informatico.

I documenti sono archiviati in “unità di archiviazione” chiuse per la loro migliore protezione da luce e polvere, che riportano sull’esterno solamente il suo identificativo; il contenuto dell’ “unità di archiviazione” è dettagliato in sede di catalogazione, ossia alla presa in carico della documentazione, e quindi riportato nel database del portale recepta; il postale gestisce anche le statistiche di consistenza dell’archivio, la pianificazione dell’archiviazione ed il ciclo di vita dei documenti, le richieste di consultazione, le riproduzioni (digitali o in fotocopia) e qualunque movimentazione.

Il servizio di scarto avviene in sicurezza e può comprendere la distruzione dei documenti contenenti dati sensibili conformemente alla norma UNI EN 15713:2009; la Marno srl è iscritta all'Albo dei gestori ambientali (Iscrizione N: FI24658), ai sensi dell'articolo 212, comma 8, del decreto legislativo 3 aprile 2006 n. 152, per l'esercizio delle operazioni di raccolta e trasporto di rifiuti esito della gestione di documenti di natura cartacea contenente dati sensibili; conferimento, con fine di smaltimento, dopo la prevista conservazione.

Il servizio di archiviazione riguarda la documentazione sanitaria (ricette, pratiche di medicina legale e del lavoro, cartelle cliniche, refertazioni e radiogrammi, ecc.), documentazione amministrativa e contabile prodotta da organizzazioni pubbliche o private, documentazione legale e di valenza storica.