Digitalizzazione delle cartelle cliniche


06/03/2017 - La soluzione di scansione delle Cartelle Cliniche è stata oggetto di interesse da parte di Fujitsu che ha realizzato il presente video


La gestione integrata della documentazione correlata al ricovero ospedaliero è realizzata da Marno srl avvalendosi della piattaforma recepta.

Consente la gestisce e la tracciatura di ogni possibile fase, da quelle concretamente operative a quelle elaborative e strettamente informatiche: dal conferimento delle cartelle da parte dei reparti ospedalieri all’esposizione su richiesta della loro riproduzione digitale legalmente valida, dal posizionamento della singola unità d’archiviazione degli originali allo scadenziario per lo scarto dei documenti analogici, dallo stadio raggiunto nel processo di digitalizzazione della cartella clinica alla segnalazione dell’obsolescenza dei formati in essere nella conservazione a norma dei documenti elettronici.

L’archiviazione delle cartelle originali, sia per un determinato tempo prima del loro scarto che perennemente, con tutte le relative implicazioni gestionali, sono anch’esse operazioni che possono rientrare nel complesso dei servizi offerti e per i quali la Marno srl dispone di adeguate risorse strutturali.

Della gestione integrata della documentazione correlata al ricovero ospedaliero possono far parte le operazioni propriamente logistiche, quali il prelievo periodico dagli ospedali delle nuove cartelle cliniche per la loro digitalizzazione o il trasferimento al macero delle cartelle delle quali è decretata la distruggibilità, nonché le operazioni di riproduzione digitale della cartella clinica originale al fine di generare documentazione elettronica da inviare alla conservazione a norma (ed anche alla microfilmatura per le realtà che a suo tempo hanno optato per questa modalità di conservazione sostitutiva).

La digitalizzazione delle cartelle cliniche ed il processo di informatizzazione di cui è parte, procurano miglioramenti qualitativi ed assicurano vantaggi in termini gestionali, di sicurezza e conservazione.

Per la digitalizzazione Marno srl ha sviluppato una soluzione che può essere fornita come tale (postazioni di lavoro e relativo hardware) in modo che ogni ospedale provveda in proprio alle operazioni di digitalizzazione, oppure fornita come servizio erogato da Marno srl, meglio se su base di area vasta o regionale, potendovi comprendere i servizi correlati di prelievo dagli ospedali delle cartelle cliniche, i servizi di conservazione dei documenti informatici e di archiviazione dei documenti analogici.

La digitalizzazione sistematica riguarda qualunque documento risulti contenuto nella cartella e di qualunque formato e natura esso sia, anche non cartaceo oppure nativo digitale; ogni singolo documento è sottoposto a controllo (tra cui l’effettiva appartenenza a quel determinato ricoverato) e classificato per tipologia (cartella infermieristica, referto diagnostico, lettera dimissione, ecc.) in base a piani di classificazione prestabiliti.

L’hardware, il layout della postazione di lavoro, l’operatività resa possibile dal collaudatissimo software sviluppato da Marno srl, consentono un processo di trattamento efficiente e di qualità; le Direzioni Sanitarie possono monitorare on-line ogni fase del trattamento ed esercitare i controlli del caso.

Le cartelle digitalizzate ed il cui contenuto è stato quindi controllato e classificato, tramite apposito cruscotto sono visionate dalla direzione sanitaria del presidio ospedaliero perché ne verifichi la conformità, valuti le anomalie e le carenze segnalate (presenza obbligatoria di determinati documenti), ed esegua i prescritti controlli a campione e sottoscriva le cartelle da avviare alla conservazione (ovvero stabilisca quali cartelle debbano eventualmente ritornare ai reparti per essere integrate/corrette).

La qualità ed efficienza di questa soluzione consente di praticare tariffe contenute, tali da far divenire concreta realtà la digitalizzazione sistematica delle nuove cartelle, con vantaggi rilevanti per i cittadini e gli operatori sanitari, perché alla portata dei bilanci delle ASL ma anche perché, se abbinata alla conservazione sostitutiva e conseguente autorizzazione alla distruzione degli originali dopo tre anni, determina nel tempo economie apprezzabili rispetto alle gestioni tradizionali.